Word文档分类管理软件的设计和实现(Access)

摘  要
随着计算机普及和计算机科学技术的发展,并且由于电子文档具备方便性、快捷性和易操作性，人们将大部分信息以电子文档形式储存和归档。面对与日骤增的海量数据信息，对它们进行有效的整理和管理变得尤其重要。人们越来越期望能在统一的文档操作界面上，对各类文档信息进行收集收藏、整理归档，方便查询。
本文详细介绍了Word文档分类管理软件的设计和实现。软件对用户需求做了充分的考虑，进行正确和较完整的设计,使得能在统一的文档界面上，方便地对磁盘上所有文档(可包括其它存储介质，如：移动硬盘等，文档指Microsoft Office里的Word文档，后缀名为.doc)进行分类管理。文档管理功能包括：新建记录、打开文档、编辑记录、删除记录或文档、添加文档等。
本软件以Word插件形式实现，在Word工具档里增加自定义工具，并实现上述各种功能。系统根据com组件编程原理，用Visual Basic 6.0实现了一个Word插件，并用Office 2003 Access保存文档分类信息。

关键词：COM组件；Word插件；文档分类器

The Design and Implementation of a Word Addin for Document Classification Management
Abstract
With the popularity of computer science and the development of computer technology, along with the advantages of electronic documents such as convenience, efficiency and ease to use, most of information is stored and archived in the form of electronic document. Faced with the fact that amount of information increasing ceaselessly, it is more and more urgent to find a way to manage and access information effectively and easily. It is expected that we can collect, archive and refer to any types of documents facilely in a unified document interface.
This article introduces the design and implementation of a Word document classification management software. This system took the users’ entire requirement into consideration, and was designed correctly and completely, with which any types of document on the disk (including not only the Word documents but also other types on other media) can be classified and managed in a unified document interface. Its document management functions includes: creating, editing and deleting document records and adding or removing files into or from the records.
The software is implemented in the form of a Word addin component, which adds a user-defined toolbar into the Word, and implemented the functions mentioned above from with the toolbar. Obeying the principles of COM component programming, it is implemented with Visual Basic 6.0 and saves the document classification information in a database of Office2003 Access.

Key words: COM Component; Word Addin; Document Classifier

本课题研究的意义
Word文档是实际工作学习中最为常用的文档格式之一，为了增强Word、Excel等软件的自动化能力，人们开发了各种提高办公效率的软件，它们大多数实用、专业性强。为了避免用户做大量重复性的工作，提高Office办公效率，达到提高其实用功能的目的，可根据具体工作内容要求，编写出最具本地化、个性化、最合适的软件。

本课题的研究方法
通过对人们日常Office办公情况及存在问题进行透彻分析，并根据办公习惯，总结出较可行的解决方案。

功能需求分析
Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件,它无疑是现代办公中使用最多的字处理软件。现在已能把各种形式的信息资料存储到Word文档中，如文字、图片、超连接等。面对大量文档信息，对它们分类管理显得尤其重要。
由于日常工作中要处理的文档越来越多，而如果不对其分类整理将造成需要时查找等麻烦。特别是处理文字文档较多的工作，如财务管理，文秘等工作。解决以上问题有两种方法可行：一、利用Windows对磁盘文件、文件夹的分级管理功能。如在D盘上新建几个文件夹，分别代表各类性质的文档。此方法解决了对文档的分类存储问题，但极不方便。如在使用文档时，只能找到某个盘下的某个目录，再进行新建文档、删除文档、重命名文档等操作，当文档多且所分的等级较多时（就是盘符下面的文件夹级数多），将浪费时间，影响办公效率，当要求多次重复此等操作时，更显其弊端。二、开发Word插件。此插件在打开Word软件时被加载，以工具档里工具的形式出现。点击此工具，就可对文档进行各种随心所欲的操作，但不改变文档内容，也就是说此插件是基于文档的存储路径的，而不是基于文档本身。
首先，插件基于文档的存储路径，因此“存取自由”是它的一个特色。用户可将文档存放在磁盘任何地方（建议不放在本地C盘或桌面），也包括来自网络上的文档路径，当磁盘空间有限的时候，可以充分体现这一优势。
其次，插件允许用户对文档进行任何操作。包括新建、打开、编辑、删除文档等等。
此插件还有一个重要特点，就是以工具栏里的工具形式出现，在启动Word软件时被加载。因此它很“轻量级”，占用系统资源少，使用方便，容易卸载。

我们根据COM组件和Office插件编程原理开发了本软件，其中实现了对文档的分类管理功能。软件虽小，但功能比较齐全，基本上能够满足用户对文档分类管理的需求。由于时间仓促，软件中还存在一些可以改进的地方。如实现无限层次的分类结构。此功能可以利用数据库操作来实现，如在程序中自动新建分类表并建立该表与上级分类表的关联关系。

目  录   18000字
论文总页数：31页
1    引言    1
1.1    课题背景    1
1.2    本课题研究的意义    1
1.3    本课题的研究方法    1
2    组件、COM、接口、插件    1
2.1    组件    1
2.1.1    使用组件的优点    2
2.1.2    对组件的需求    2
2.2    COM    4
2.3    接口    6
2.3.1    IUnknown接口    7
2.3.2    Dispatch    8
2.4    插件    8
3    WORD对象模型    9
3.1    WORD中的对象模型（OBJECT MODEL）    9
3.2    WORD对象模型抽象图    9
4    系统分析和设计    10
4.1    功能需求分析    10
4.2    数据存储结构分析    11
4.3    数据库设计    11
5    系统实现    13
5.1    插件接口方法    13
5.2    事件响应    14
5.3    系统实现    15
5.3.1    添加Word插件    16
5.3.2    添加Word工具栏    17
5.3.3    连接数据库    18
5.4    功能模块设计和实现    19
5.4.1    新建功能    21
5.4.2    打开文档功能    23
5.4.3    编辑记录功能    23
5.4.4    添加文档功能    24
5.4.5    删除文档和记录功能    25
结    论    28
参考文献    28
致    谢    30
声    明    31